転職活動をしていると、企業とメールでやりとりする場面もあります。
企業あてのメールは、押さえておきたいポイントがたくさん。
今回は、メールで評価を下げないための工夫と注意点を解説します。
メールを使うタイミング
一般的に、転職活動中にメールでのやりとりが発生するのは以下のような場合です。
- 面接日程の通知・変更依頼
- 履歴書などの送付
- 面接・職場見学のお礼
- 不明点の問い合わせ（選考結果不達など）
- 内定連絡・そのお礼
メールでのコミュニケーションスキルは、働き始めてからも必要なものです。
内定前のやり取りであっても、社会人としてのマナーやスキルを見られていると思いましょう。
ここからは、企業への返信メールのポイントを流れに沿って解説します。
返信メールの流れと例文
件名はそのまま残す
企業から来たメールに返信する際、件名は変えないようにしましょう。
件名が変わってしまうと、のちのちメールをさかのぼるのが難しくなってしまうためです。
返信であることを示す記号「Re」もそのままでOK！
「Re」が多くなりすぎた時は、いくつか消去してもよいでしょう。
Re:面接日程について
ちなみに、自分からメールを送る際の件名は「名前+要件（△△について、など）」がベター。
ひとめでメールの中身が推測できるようにしておきましょう。
本文は相手の名前から
続いて本文です。
本題に入る前に、宛先を記入します。
内容は、送り先の企業名・部署名・役職・名前です。
この時、「株式会社」などは略さないようにしましょう。
また、相手の名前がわからない場合は「採用ご担当者様」などとします。
株式会社○○
○○部 ○○課 △△様
挨拶は「お世話になっております」
次に、挨拶とともに自分の名前を伝えます。
社会人としてのあいさつの基本は「お世話になっております」。
相手とコンタクトを取るのが初めての場合は「お世話になります」とするとよいでしょう。
また、働きながら転職活動をしていても、現職の社名や役職は伝えず、名前のみでOKです。
お世話になっております。
○○です。
要件は簡潔に
まずは、連絡をくださったことに対するお礼を伝えます。
その後は、いよいよ本題です。
要件は簡潔にまとめましょう。
面接日程などの重要事項は、確認もかねて再度記載すると丁寧な印象を与えられます。
その際、打ち間違いにはじゅうぶん注意しましょう。
面接日程について、ご連絡いただきましてありがとうございます。
下記日程でお伺いさせていただければと存じます。
○月○日○曜日 ○時～
お礼で締める
最後は、お礼と挨拶で締めましょう。
忙しいなか対応してくれたこと、これから時間をかけて選考を進めてくださることへの感謝を伝えるのです。
お忙しいところ貴重なお時間をいただき、ありがとうございます。
何卒宜しくお願い致します。
署名を添える
伝えるべきことが終わったら、署名を添えます。
ビジネスメールでは、企業名やWEBサイトのURLなどを含めた署名を添えるのが一般的。
転職活動中の方でも、スマートに連絡先を伝える手段として活用できます。
記載の際には、本文と区別できるよう、間に線などを入れるとよいでしょう。
内容は、名前、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスです。
○○ ○○（名前）
〒○○○-○○○○
○○県○○市～（住所）
電話番号：○○○
メールアドレス：○○○
メール返信の注意点
基本は即返信
転職活動はスピード勝負。
企業からメールが届いたら、即返信が基本です。
遅くとも24時間以内には返信できるようにしましょう。
すぐに明確な答えが出せない場合は、以下のような文面でとり急ぎの連絡をしておくと好印象です。
○日までにはご回答致します。
返信時間帯にも注意
即返信と同じくらい考慮すべきなのが、返信する時間帯です。
送り先企業の就業時間内に送るのがベストですが、難しいこともありますよね。
働きながら転職活動をしている方に多いのが、深夜や早朝に返信してしまうケース。
一般的な生活リズムから外れた時間帯に返信すると、ルーズな印象を与えてしまいます。
そんな時に利用したいのが、予約送信機能です。
多くのメールソフトには、希望の時間に自動的にメールを送信できる機能があります。
よい時間帯に対応することができない場合は、利用を検討してみましょう。
記号や装飾は使わない
転職活動中は、どんなことも評価対象になっていることを忘れてはいけません。
「☆」や「♪」などの記号は、明るく元気な印象を与えますが、ビジネスの場には適していませんよね。
太字にする、色をつけるなどの装飾も避けるのが無難です。
正しい言葉遣いで
「御社」と「貴社」、メールではどちらを使うのが正しいでしょう。
正解は「貴社」です。
口頭の場合は「御社」、文章の場合は「貴社」を使います。
このような特殊なケースはもちろん、敬語にはそれぞれ適した使い方がありますよね。
「了解です」ではなく「承知致しました」を使う、むやみに「お」や「ご」をつけないなど、注意すべき点はたくさん。
書き終わったら一度見直して、適切な言葉遣いができているか確認しましょう。
誤字脱字に要注意
せっかく色々なことに気をつけても、誤字脱字があっては台無しです。
あまりに多いと、信用を失ってしまうかもしれません。
予期せぬ変換ミスも発生するメール。
今後のためにも、送る前にしっかり確認する習慣をつけましょう。
好印象な返信メールを作るには
今回は、企業への返信メールについて解説しました。
返信メールの流れと注意点は以下の通りです。
- 送られてきた件名は残す
- 「Re」は増えすぎたらいくつか消してもよい
- 自分から送る時は「名前+要件」
- 相手の企業名・部署名・役職・名前を記載
- 「株式会社」などは略さずそのまま
- 名前が分からない場合は「採用ご担当者様」
- 挨拶は「お世話になっております」
- 要件は簡潔に、最後はお礼で締める
- 署名を添える
相手の顔が見えないメールは、油断してしまいがちです。
これも選考に影響しているかもしれないという意識を持って、誠実なメール対応を心がけましょう。
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