転職活動の鬼門のひとつ、電話。
苦手意識を持っていて、なかなか応募に踏み切れない方も多いのではないでしょうか。
電話応募はもちろん、WEB応募でも対策が必要なのは変わりません。
今回は、転職活動を始める前に知っておきたい、電話のかけ方・受け方について、例文を交えて解説します。
電話をかける前の準備
まずは、電話をかける前にやっておきたい準備をご紹介します。
手元に置いておくもの
- 筆記用具
- スケジュール帳
- 企業の情報・募集内容がわかるもの（求人広告など）
- 話すことをまとめたメモ
応募電話をかけると、その場で面接の日時を決める、もしくは履歴書の送付先を指示されます。
そのため、筆記用具とスケジュール帳は不可欠です。
また、いざ電話をかけるとどうしても緊張してしまい、応募先の名称を忘れてしまうこともあります。
応募先企業の情報が載っているものを手元に置いておくと安心ですね。
電話に適した環境を整える
- 雑音のない場所か
- 落ち着いて話せる状況か
工事の音や電車の音は、電話越しでも想像以上に響きます。
相手を不快な気持ちにさせるのは避けたいですよね。
電話をかけるのは、そこが静かな環境かどうか確認してからにしましょう。
また、こちらから電話をかけておいて急かすような態度をとるのもよくありません。
電話が長引くことも考慮して、後のスケジュールに余裕のあるタイミングを選ぶようにしましょう。
電話をかける時間帯にも注意
忘れてはいけないのは、相手は仕事中だということです。
一般的には、以下の時間帯は避けた方がよいと言われています。
☆避けた方がよい時間帯
- 始業直後
- お昼休み
- 終業直前
企業によって都合のよいタイミングは異なりますが、午前中なら10時30分以降、午後なら14時から16時頃であればつながりやすいでしょう。
応募電話のかけ方
1、まずは名乗る
電話がつながったら、まずは自分の名前を伝えます。
名乗る時は雑になりがちですが、聞き取ってもらえるようにはっきりと発音するようにしましょう。
その際、「求人応募に関する電話」であることを簡単に伝えておくとスムーズです。
2、担当者を呼び出す
求人サイトなどに掲載されている電話番号の横には、担当者の名前が書いてあることが多いです。
社内にいるか確認して、取り次いでもらいましょう。
場合によっては、名前ではなく「採用担当」となっていることもあります。
その際は「採用ご担当者様」などと言い換えましょう。
電話に出てくれたのが担当者だったら？
上記のように伝えると、「私ですが」と答えられることもあります。
電話に出てくれたのが担当者本人だった場合です。
動揺してしまうかもしれませんが、「大変失礼致しました。○○様、今お時間よろしいでしょうか」と切り返しましょう。
担当者が不在だったら？
担当者が不在の場合は、「承知致しました。何時頃お戻りの予定でしょうか」と聞いてみましょう。
戻ってくる時間を把握しておけば、次もすれ違いになってしまうのを防ぐことができます。
わからないと言われたら、「それでは、また改めさせていただきます」と伝え、電話を切りましょう。
3、目的を伝える
担当者につながったら、再度電話の目的を伝えましょう。
「なにに載っているのを見たか」「どの部署のどの仕事に応募したいか」をできるだけ正確に伝えます。
4、面接の日程など企業側の話を聞く
求人に応募したいことを伝えると、担当者からその後の予定などについての話があります。
それは面接の日時であったり、まずは履歴書を送ってほしいという旨であったりするでしょう。
日時など重要な項目に対しては、「はい、わかりました」で終わってしまうのではなく、相手の言葉を繰り返して確認するのが鉄則です。
これで、聞き取り間違いを防ぐことができます。
5、電話を切る
話が終わったら、お礼を伝えて電話を切ります。
その際、相手が電話を切るのを待ってから切るようにしましょう。
しかし、相手もこちらが電話を切るのを待っていることがあります。沈黙が続いてしまった場合は、ひとこと断って静かに切るようにしましょう。
WEB応募なら電話は不要？
ここ数年、ネット上の応募フォームに必要事項を入力して送信するWEB応募が主流になってきています。
電話に抵抗がある方の救世主でもあるWEB応募。
しかし、電話についてまったく心配しなくてもよいかというと、そうでもありません。
応募後に電話がかかってくることも
WEB上で完結する場合もありますが、大抵の場合は応募後に企業から電話がかかってきます。
面接日時や、当日の持ち物について連絡するためです。
応募して終わりではないので、心構えをしておきましょう。
応募直後の電話は「もしかして…」
普段、知らない番号や非通知の電話には出ないようにしている方も、応募直後には注意が必要です。
「もしかしたら企業からの電話かも…」という意識をもって、なるべくかかってきた電話には出るようにしましょう。
特に、同じ番号から何度もかかってきているなら、折り返しの連絡をしてみた方がよいかもしれません。
心構えをする意味でも、携帯電話に応募先企業の電話番号を登録しておくのがおすすめです。
電話を受ける時の注意点
知らない番号でも丁寧に受け答え！
知らない番号から電話がかかってきたら驚きますよね。
電話番号を登録していても、違う番号からかかってくる可能性はゼロではありません。
乱暴な受け答えをしてしまうと、悪い印象からスタートしてしまいます。
応募直後にかかってきた電話には、なるべく丁寧に出るようにしましょう。
周辺環境はOK？
電話がかかってきたら慌てて出てしまうこともありますが、周りの環境にも気を配りましょう。
駅や工事現場のすぐ近くなど、今電話に出ても聞き取れないと思うなら、一度スルーして折り返した方がお互いのためになることもあります。
電話に出た後に聞き取れないことに気づいた場合は、「大変申し訳ございませんが、現在外に出ておりましてお電話が聞き取りづらい状況です。○分後にこちらからかけ直させていただいてもよろしいでしょうか」などと提案してみましょう。
応募電話で困った！こんな時どうする？
電話に出られなかった！
一度電話に出られなかったからといって、応募を取り消されてしまうようなことはありません。
落ち着いて折り返しの連絡をしましょう。
その日のうちに時間がとれない場合も、なるべくはやめに連絡すると好印象です。
取り次いでもらえたら、電話に出られなかったことを謝罪しましょう。
声が聞き取れない！
電波状況や相手の話し方によって、声が聞き取れないことがあります。
緊張してうっかり聞き逃してしまうこともあるでしょう。
そんな時は、わかったふりをせずに聞き返すことが大切です。
相手を責めるような言い方にならないよう注意すれば、聞き返すこと自体は失礼ではありません。
電話も転職活動の一部！
電話でのやり取りに苦手意識を持っている方も多い今日この頃。
WEB応募を選んでも、結局電話で応対しなければならないのが厄介なところです。
応募した瞬間から、選考は始まっています。
周辺環境にも気を配って、電話から好印象でスタートしましょう。
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