「企業に電話しなきゃいけないけど、何を話せばいいかわからない…」
「かかってきた電話に出られなかった。どうやって折り返せばいい？」
「電話が苦手で、採用担当者に失礼な対応をしてしまわないか不安…」
転職活動では、メールやチャットが主流になってきた昨今でも、面接日程の急な変更・遅刻の連絡・内定辞退など、電話対応が必須になる場面は必ずあります。
そして、電話での対応は採用担当者に与える印象を大きく左右します。顔が見えない分、話し方・言葉遣い・対応のスピードがそのままあなたのビジネスマナーの評価につながります。
逆に言えば、電話マナーをしっかり身につけておくことで、「この人はビジネスマナーが身についている」「丁寧な対応ができる人だ」という好印象を与えることができます。
この記事では、転職活動での電話のかけ方・受け方・折り返し方を、シーン別の例文とともに徹底解説します。「電話が苦手」という方も、読み終わったころには自信を持って対応できるようになるはずです。
電話をかける前の準備
電話は、かけ方そのものよりも事前の準備がうまくいくかどうかを左右します。「うまく話そう」と意気込むのではなく、まず準備を整えることから始めましょう。
手元に揃えておくもの
電話をかける前に、以下のものを手元に準備しておきましょう。
- ☐ メモ帳・筆記用具：相手の話を書き留めるため。面接日時・場所・担当者名など重要な情報をメモできるようにしておく
- ☐ 求人票・応募書類のコピー：「どの求人に・どの媒体で応募したか」をすぐに答えられるようにしておく
- ☐ 自分のスケジュール帳・カレンダー：面接日程の調整ができるよう、空き日程を把握しておく
- ☐ 企業の電話番号・担当者名：かけ直しが必要になったときのためにメモしておく
- ☐ 伝えたい要件のメモ：話す内容を箇条書きで整理しておく
電話をかける際は、用件を事前に整理し、簡潔に伝えられるようにしておくことが最も大切です。担当者は仕事をしているため、なるべく手短に済ませることがマナーです。
電話に適した環境を整える
電話をかける際は、周囲の音が響かず、集中して会話ができる静かな環境を選びましょう。
- 室内がベストです。屋外であれば交通量が少なく、案内音などの出ない場所を選ぶ
- 最近のイヤフォンはノイズキャンセリング機能がついているものが多いため、スマートフォンからかける場合はイヤフォンを活用するとお互い聞き取りやすくなる
- 在職中の方は特に注意が必要です。オフィスに近い場所では転職に関する電話を大声でするリスクがあるため、なるべく周りの人に会話が聞こえない環境を選びましょう
また、電話中でも背筋を伸ばして正しい姿勢を保つことを意識しましょう。電話越しであっても姿勢は声のトーンや話し方に影響します。姿勢よく話すことで、自然とハキハキとした印象になります。
かける時間帯に注意する
電話をかけるタイミングは、応募先企業の就業時間内で、昼休みや忙しい時間帯を避けることが基本です。
| 時間帯 | 推奨度 | 理由 |
|---|---|---|
| 10:00〜11:30 | ◎ おすすめ | 始業後の慌ただしさが落ち着き、担当者に余裕がある |
| 14:00〜16:00 | ◎ おすすめ | 午後の業務が落ち着いており、対応してもらいやすい |
| 9:00〜9:30（始業直後） | △ 避ける | 朝の業務開始で慌ただしい時間帯 |
| 12:00〜13:00（昼休み） | × 避ける | 担当者が席を外している可能性が高い |
| 17:30以降（終業間際） | △ 避ける | 担当者が帰宅準備で慌ただしい時間帯 |
| 19:00以降 | × 避ける | 営業時間外のためマナー違反 |
相手方から時間を指定されている場合は、必ずその時間に電話をかけることが大前提です。遅れてしまうと担当者を待たせることになるため、指定された時間より1〜2分前には準備を整えておきましょう。
電話のかけ方｜基本の流れと例文
電話をかける際の基本的な流れは「①名乗る→②担当者を呼び出す→③用件を伝える→④重要事項を復唱確認する→⑤電話を切る」の5ステップです。
①名乗る
電話がつながったら、まず挨拶と自分の名前を名乗ることから始めます。
「もしもし」はビジネスシーンでは絶対NGです。「もしもし」はカジュアルな言葉で、採用担当者に「ビジネスマナーが備わっていない」と受け取られる可能性があります。
「お世話になっております。
私、〇〇（求人媒体名）の求人を拝見してご応募いたしました、
〇〇〇〇（フルネーム）と申します。
ただいまお時間よろしいでしょうか？」
すでに選考が進んでいる場合は、選考段階も添えて名乗ると担当者がスムーズに状況を把握できます。
「お世話になっております。
先日、書類選考の通過のご連絡をいただきました、
〇〇〇〇（フルネーム）と申します。
採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」
②担当者を呼び出す
名乗り終えたら、担当者に取り次いでもらいましょう。担当者名がわかっている場合は名前を伝え、わからない場合は「採用ご担当者様」と伝えます。
「採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」
「恐れ入りますが、採用ご担当者様をお願いできますでしょうか？」
③用件を伝える
担当者につながったら、再度名乗ったうえで、用件を簡潔に・わかりやすく伝えましょう。
【面接日程の確認の例】
「お世話になっております。
〇月〇日に書類選考の通過のご連絡をいただきました〇〇〇〇と申します。
面接日程についてご相談させていただきたいのですが、
ただいまお時間よろしいでしょうか？」
【面接日程の変更依頼の例】
「先日、〇月〇日（〇）〇時にお約束いただいておりました面接の件で
ご連絡いたしました。
誠に勝手ながら、急用が生じまして、
ご都合を変更していただくことはできますでしょうか？
以下の日程で調整可能でございます。
・〇月〇日（〇）〇時以降
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時以降
ご都合のよい日時をご教示いただけますと幸いです。」
④重要事項を復唱確認する
面接日程・場所・持ち物など、重要な情報を伝えてもらったら、必ず復唱して確認しましょう。復唱することで「情報を正しく受け取りました」という意思表示になり、当日のトラブルも防げます。
「ありがとうございます。
それでは、〇月〇日（〇）〇時に
〇〇（場所）へお伺いすればよろしいでしょうか？
当日は〇〇をお持ちすればよいということで、
間違いございませんでしょうか？」
⑤電話を切る
用件が終わったら、感謝の言葉を述べてから電話を切ります。一般的には「電話をかけた側が先に切る」とされていますが、転職活動では採用担当者（目上の方）が電話を切るのを待ってから、こちらも切ることがマナーです。
「本日はお忙しいところ、ありがとうございました。
それでは、〇月〇日にお伺いいたします。
よろしくお願いいたします。失礼いたします。」
こんなときどうする？かける際のトラブル対処法
担当者が不在だったら
電話をかけたものの、担当者が不在だった場合は以下のように対応しましょう。
「〇〇様は何時ごろお戻りになりますでしょうか？
それでは、その時間帯に改めてご連絡いたします。
お手数をおかけして申し訳ございません。
私、〇〇〇〇（フルネーム）と申します。
念のため私の連絡先をお伝えしてもよろしいでしょうか？
〇〇〇〇〇（電話番号）でございます。」
戻り時間がわからない場合や、相手からかけ直してほしい場合は、名前と連絡先を伝えてお願いしましょう。
ただし、何度電話しても担当者と連絡が取れない状況が続く場合は、メールで用件を伝えることも選択肢のひとつです。その際は「お電話でご連絡を試みましたが、つながらなかったため」と一言添えましょう。
電話に出た人が担当者本人だったら
受付を通さずに、いきなり担当者本人が電話に出た場合は、そのまま用件を伝えましょう。
「〇〇様でいらっしゃいますか？
先日、書類選考の通過のご連絡をいただきました〇〇〇〇と申します。
面接日程についてご相談させていただきたいのですが、
ただいまお時間よろしいでしょうか？」
声が聞き取れない場合
通信環境の悪さや周囲の騒音で声が聞き取れない場合は、責めるような言い方をせず、丁寧にお願いしましょう。
「申し訳ございません、少々お電話が遠いようでございます。
もう一度おっしゃっていただけますでしょうか？」
「申し訳ございません、電波の状態が悪いようです。
少々お時間をいただいてもよろしいでしょうか？」
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WEB応募でも電話対応は必須
近年、求人への応募はWEB（転職サイト・企業公式サイト）から行うケースが大半を占めるようになりました。しかし、WEB応募であっても、その後のやり取りで電話が使われることは珍しくありません。
応募後に電話がかかってくることも
WEB応募をした後、採用担当者から電話で面接日程の連絡や追加書類の依頼が来ることがあります。また、前日・当日の急な面接変更は電話での連絡が必須です。メールでは確認のタイミングが遅れてしまうため、緊急性の高い連絡は必ず電話を使いましょう。
転職活動中は、スマートフォンを常に携帯しておくことが大切です。なるべく早く電話を取ることが理想ですが、在職中で日中に電話が取れない場合は、折り返しの対応を素早く行いましょう。
また、留守番電話サービスへの加入もおすすめです。担当者が留守番電話にメッセージを残してくれることがあり、用件を把握してから折り返せるため、スムーズに対応できます。
知らない番号でも丁寧に出る
転職活動中は、登録していない電話番号からの着信でも、企業からの連絡の可能性があります。知らない番号だからといって無視せず、丁寧に対応しましょう。
「はい、〇〇〇〇（フルネーム）でございます。」
「はい、どちら様でしょうか？」
電話の受け方・折り返し方
電話を受けるときのマナー
企業から電話がかかってきた際の基本マナーをまとめました。
- 3コール以内に出ることが理想。ただし、先方の事情で3コール以内に出られない場合もあります。その際は「お待たせいたしました」と一言添えましょう
- 第一声は「はい、〇〇でございます」。「もしもし」は絶対に使わない
- すぐに話せない場合は正直に伝える。移動中や周囲に人がいる場合は、かけ直す旨を伝える
【電話に出られる場合の例文】
「はい、〇〇〇〇（フルネーム）でございます。
〇〇株式会社様でいらっしゃいますね。
いつもお世話になっております。」
【すぐに話せない場合の例文】
「はい、〇〇〇〇でございます。
申し訳ございません、ただいま移動中のため、
〇分ほどでかけ直してもよろしいでしょうか？」
【予定が確認できない場合の例文】
「ありがとうございます。
調整したい予定がございますので、
本日〇時ごろに折り返しご連絡させていただいてもよろしいでしょうか？」
出られなかったときの折り返し方
在職中などで電話に出られなかった場合は、慌てず、落ち着いて電話ができるタイミングを見計らい、迅速かつ丁寧に折り返しましょう。
- 不在着信・留守番電話・メールを確認して、用件を把握する
- 静かで話しやすい環境に移動する
- 相手の営業時間内・適切な時間帯に折り返す（19時以降はメールで対応する）
- 折り返す際は「先ほどはお電話をいただきありがとうございました」と一言添える
「お世話になっております。
〇〇〇〇（フルネーム）と申します。
先ほどはお電話をいただきありがとうございました。
折り返しのご連絡が遅くなりまして、大変失礼いたしました。
採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」
折り返しの電話は、できるだけ早く・当日中に行うことが基本です。もしその日のうちに折り返せなかった場合や、19時を過ぎてしまった場合は、メールで「先ほどはお電話をいただきありがとうございました。翌営業日にあらためてご連絡いたします」と一報しておきましょう。
やってはいけないNG行動
言葉遣いのNG
転職活動の電話でよくある言葉遣いのミスをまとめました。
| NG表現 | 正しい表現 |
|---|---|
| もしもし | 「はい、〇〇でございます」 |
| 了解しました | 「承知いたしました」 |
| なるほどです | 「おっしゃる通りでございます」 |
| ご苦労様です | 「お世話になっております」 |
| どうぞよろしく | 「どうぞよろしくお願いいたします」 |
| ちょっとお待ちください | 「少々お待ちいただけますでしょうか」 |
| すみません | 「申し訳ございません」 |
| わかりません | 「存じません／確認いたします」 |
行動・タイミングのNG
言葉遣い以外にも、行動・タイミングに関するNG行動があります。
- 始業直後・昼休み・終業間際に電話をかける：担当者が忙しい時間帯は避ける
- 19時以降に折り返し電話をかける：営業時間外のためマナー違反。メールで対応する
- 騒がしい場所から電話をかける：背景の音が大きいと担当者に悪い印象を与える
- 前日・当日の面接変更をメールだけで連絡する：緊急性の高い連絡は必ず電話を使う
- 電話に出られなかった着信を放置する：転職活動中は知らない番号でもすぐに折り返す
- 担当者より先に電話を切る：目上の相手が切るのを待ってから電話を切る
- 早口で話す：緊張していても、ゆっくり・はっきり話すことを意識する
よくある質問（Q&A）
Q. 在職中で日中に電話が取れません。どう対応すればいいですか？
A. 昼休みや退勤後など、話せるタイミングで折り返しましょう。折り返しは19時までを目安に。19時を過ぎてしまう場合はメールで「本日中にご連絡できず、大変失礼いたしました。翌営業日にあらためてご連絡いたします」と一報しておくと丁寧な印象につながります。また、転職活動中は留守番電話サービスに加入しておくと、用件を把握してから折り返せるため安心です。
Q. 電話が苦手で緊張してしまいます。何かコツはありますか？
A. 事前に話す内容をメモにまとめ、声に出して練習しておきましょう。また、背筋を伸ばして正しい姿勢で電話をかけると、自然と声のトーンが明るくなりハキハキと話せるようになります。「うまく話そう」と意気込まず、「伝えるべきことを丁寧に伝える」ことだけを意識しましょう。
Q. 担当者の名前がわからない場合、どう電話すればいいですか？
A. 担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様をお願いできますでしょうか」と伝えれば問題ありません。可能であれば、求人票や企業のWebサイトで担当者名を事前に確認しておくと、よりスムーズに対応できます。
Q. 電話をかけても何度も担当者が不在です。どうすればいいですか？
A. 何度かけても担当者と話せない場合は、メールでご連絡を試みた旨と用件を伝えましょう。「お電話でご連絡を試みましたが、つながらなかったため、メールにてご連絡いたします」と一言添えると丁寧です。
Q. 電話が怖くて、転職エージェントを経由すれば企業と直接電話しなくて済みますか？
A. 転職エージェントを通じて応募すると、面接日程の調整・企業への質問・内定辞退の連絡などをエージェントが代行してくれるため、企業と電話で話す必要性が生じることはあまりありません。電話でのやり取りに苦手意識を持っている方は、転職エージェントの活用も有効な選択肢です。
まとめ
- 電話をかける前にメモ帳・求人票・スケジュール帳・用件メモを揃えておく
- 電話をかける時間帯は10:00〜11:30・14:00〜16:00がベスト。昼休み・始業直後・終業間際は避ける
- 第一声は「はい、〇〇でございます」。「もしもし」はビジネスシーンでは絶対NG
- 電話の流れは①名乗る→②担当者を呼び出す→③用件を伝える→④復唱確認→⑤丁寧に切る
- 電話を切るときは担当者が切るのを待ってからこちらも切るのがマナー
- WEB応募後でも面接前日・当日の急な変更は必ず電話で連絡する
- 転職活動中はスマートフォンを常に携帯し、知らない番号でも丁寧に対応する
- 出られなかった着信はできるだけ当日中・19時までに折り返す。19時以降はメールで対応
- 折り返しの際は「先ほどはお電話をいただきありがとうございました」と一言添える
- 電話が苦手な方は転職エージェントの活用も選択肢のひとつ
💡 「電話対応も含めて転職活動全般をプロと一緒に準備したい」という方へ
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