採用に繋がる応募書類「GOOD書類」とは？

2024年3月8日

応募書類とは

「まずは応募書類を送付してください」「履歴書を面接当日ご持参ください」など、いろんなケースがあります。
そもそも応募書類には、履歴書と職務経歴書があります。
企業によっては「エントリーシート」「受験票」「申込書」と、呼び方も変わりますね。

応募書類は手書きか、パソコンか

「履歴書って、やっぱり手書きの方がいいんですか？」
よくある質問です。
履歴書は、できればパソコンで作りましょう。
確かに、少し前までは手書きが当たり前でした。
ところがパソコンが普及するに従って、手書きの必要はなくなっているのです。

採用側もパソコンの履歴書で構わない

採用担当者の大半は、手書きかパソコンかを気にしていません。
それ自体が採用に影響することはまずないのです。
手書きの文字で人となりが見える、と言いますが、そこを見たい企業は手書きを指定しています。
事務職などパソコンを業務で使うような職種へ応募する際は、むしろWord・Excelなどで作る方がスキルのアピールにも繋がります。

パソコンで作るのはメリットしかない

手書きでは、間違えると一から書き直しになります。
パソコンなら、誤字脱字の修正もワンタッチで簡単です。
上書きや修正でいくらでも作れるので、複数の会社に応募する際も楽になります。
そして何より、誰でも見栄え良く仕上げることができますね。

履歴書とは

履歴書とは、あなたの今までのことを基本情報としてまとめるものです。
自分自身の氏名、生年月日、住所、扶養家族、学歴・職歴、資格・免許…
これらを記載します。

職務経歴書とは

職務経歴書とは、業務経験とスキル・強みを確認するための書類です。
あなたがこれまでに携わった仕事、積んできた経験、身に付いた技能、それらをどう活かすことができるかを伝えます。
履歴書では書ききれない情報、特に職歴を深く掘り下げます。

読む人の気持ちになって作ろう

書類をきちんと仕上げられたかは、採用担当者の気持ちになれば分かるはずです。
丁寧に作成した書類を受け取って、悪い印象は絶対に抱きません。
「これくらいでいいかな」などと、決して手を抜かないようにしましょう。
応募書類は、自分の分身として「私はこんな人間です！」とアピールする手段です。

改善できるポイントは難しくない

応募書類は、自分自身の情報を記入するものです。
だからこそ、不採用の理由を職歴の多さや一貫性のなさだからどうしようもない、と思いがちです。
実は、そういう方の書類を見ると、改善できるポイントがたくさんあります。
それが簡単だからこそ、手を抜かないことが大切なのです。

落ち着いた環境で作成しよう

「あー！忘れてた！！今日しなきゃいけなかった！！」
慌てて書類を用意する場合もあるでしょう。
そんな時でもきちんとした内容で作成するために、気が散るような場所は避け「落ち着いて作成できる場所」を選びましょう。

丁寧に記入しよう

手書きで作成する方は、一文字一文字丁寧に書きましょう。
走り書きはすぐに分かりますし、反対に気持ちを込めた字も分かります。
字を書くことに自信がないなら、ぜひパソコンで作りましょう。

略字・略称を使わないようにしよう

漢字の「門」「第」「機」など、略字は使わないようにしましょう。
「髙」「國」など旧字体・新字体の区別も、会社や資格の正式名称に関わるので、調べて正確に書きます。
「株式会社」を「㈱」としたりするのも良くないので、縮めたり省いたりしないようにしましょう。

誤字・脱字は撲滅しよう

字が違っていたり抜けていたりすると、それだけで印象がダウンしてしまいます。
目を皿のようにしてよくよくチェックしましょうね。
漢字で書くべきところも、無意識に平仮名になっていることもあります。
自信のない漢字はきちんと調べて書きましょう。
なお手書きの場合、修正ペン・二重線・塗りつぶしはご法度です。
面倒でももう一度最初から書き直しましょう。

書類の見栄えに気を配ろう

手書きで間違いやすい方は、鉛筆などで下書きすることもあると思います。
清書した後に消しゴムを使いますが、きちんとインクが乾いているか確認をしてから消すことも忘れずに。
自分はパソコンで作成するから大丈夫、と思っている方もいるかもしれませんが、印刷のスレや薄くて消えかかっている部分、用紙のシワなどがないか、にも注意が必要です。

写真はまっすぐシワなく貼ろう

履歴書の枠と写真のサイズは合わせましょう。
明らかにサイズが異なる写真を貼ってしまうと、せっかく良い写真を撮っていても台無しです。
そして、写真は真っ直ぐ切って、真っ直ぐシワなく貼ります。
ふわっと置いて汚れや爪痕が付かないように押さえ、紙などで優しく貼っていきましょう。
また、写真の裏に氏名をフルネームで記入しておくと、万一剥がれてしまった場合にも安心です。
パソコンで作成する場合はデータで貼り付ければOKなので、サイズを特に気を付けましょう。

年数の書き方を揃えよう

日付は西暦・和暦、どちらかに統一します。
和暦の場合、元号を必ず表記し、元号を略さないようにしましょう。
履歴書・職務経歴書の両方を揃えるのもお忘れなく。

文章はですます調に揃えよう

文末表記は基本ですます調で統一します。
「だ・である」調は不要なほど硬い印象や失礼に取られることもあるので注意しましょう。
資格・免許、学歴・職務経歴等は「体言止め」に揃えるとスッキリします。

文字の大きさ・形も揃えよう

パソコンで作成するときは、文字の大きさは「10.5～12」が適切です。
また、書体は「明朝体」や「教科書体」といった、落ち着いた印象のフォントで統一します。
手書きの場合は文字が大きくなったり小さくなったりしないよう、枠に合わせて適切に書きましょう。

送付状を作ろう

手書き・パソコンなど作成方法は問いませんが、作成するひと手間で印象UP！
「この会社で働きたいんです。ぜひ書類を見てください！」と思いを込めて作成しましょう。
添え状は送付の場合のみで、手渡しの場合は不要です。

封筒の表書きも抜かりなく

会社・団体宛であれば「御中」、担当者個人宛は「様」と使い分けることも大切ですね。
また、「応募書類在中」「履歴書在中」などの記載をしておくと、採用担当者の元に届いたときに速やかに開封してもらえやすいとも言われます。
そして裏面に氏名も忘れずに書きましょう。
送付の場合は、封をする際の糊付けも丁寧に、丁寧にしましょう。
投函するまで気は抜かないで、最後の最後まで丁寧に、です。
なお、手渡しの場合は糊付けは不要です。

ほんの小さなミスが、「書類選考で落ちてしまった」「不採用になってしまった」など、取り返しのつかない大きな失敗につながることもあります。
念には念を入れて、隅々までチェックしましょう。
採用担当者に「丁寧な仕事ができる人なんだな」と思っていただけることが、「会ってみたいな」に繋がります。
受け取って嬉しいGOODな書類を作成しましょう。

しごと計画学校では、履歴書や職務経歴書など「応募書類」の添削サポートも行っています。
面談時にお伝えすると、「そんなこともしてもらえるの？！」と驚かれることも多い、大好評のサービスの１つです。

基本的な書き方などは、ネットや求人情報誌などでも知ることが出来ます。
しかし、それが本当に合っているの？という答え合わせをする機会ってなかなかありませんよね。
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