去る会社があり、新たな会社へ移るのが、転職です。
入社するときのことを想像するのも大事ですが、まずはやはり退職をスムーズにすること、ですよね。
必要な書類をそろえておくと、退職後の手続きがスムーズに進むので今回のコラムでは退職前にこれだけはやっておくべきことをまとめました！
退職時に必要な書類
- 退職証明書
- 源泉徴収票
- 健康保険資格喪失証明書
- 雇用保険被保険者証
- 基礎年金番号通知書
- 離職票
退職するときに、必ずもらっておくべき書類があります。
辞めた後に連絡して書類をもらうのは、ちょっと気まずいですし、退職日が迫ってから慌ててしまうとミスも起こりがち。
そうならないように、今のうちに確認しておきましょう！
退職証明書
退職証明書がもらえる期間は退職してから「2年以内」です。
退職証明書とは、『過去に在籍していた会社を辞めた』という事実を証明する書類です。
会社側に発行の義務がないので、原則として退職者から会社に申請しないと発行されません。
退職証明書は新しく勤務する転職先から提出を求められたときや、国民年金・国民健康保険への加入時などに必要となる書類なので、申請を忘れないようにしましょう。
源泉徴収票
源泉徴収票は、1年間に会社から支払われた給与・賞与と、自分が納めた所得税の金額が記載された書類です。
転職先で、所得税の年末調整をする際に必要になります。
源泉徴収票は通常12月の給与明細と一緒に配布する会社が多いです。
しかし発行時期は会社によって違うので、必要な場合は事前に確認しておきましょう。
年の途中で退職した場合は最終出勤月の給与が確定したら給与明細と一緒に渡されるのが一般的です。
健康保険資格喪失証明書
国民健康保険や年金の切り替えの際に必要なのが、健康保険資格喪失証明書です。
「社会保険喪失証明書」とも呼ばれることがあります。
会社側は社会保険の資格喪失手続きを資格喪失日（退職日の翌日）から5日以内に行わなければなりません。
したがって、退職日の翌日以降の発送になるので1週間程度で届くでしょう。
国民健康保険や国民年金の加入手続きの期限は、退職日の翌日から14日以内です。
意外と短いので退職後の国民健康保険の手続きをスムーズに進めるには、事前に社会保険資格喪失証明書がいつ発行されるか確認しておきましょう。
雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証とは労働者が雇用保険に加入していることを証明する書類です。
雇用保険の被保険者は各自「被保険者番号」が割り振られており、転職して他の会社に入社する時も同じ番号を引き継いでいきます。
雇用保険被保険者証は、転職時に新しい会社に入社する手続きや、失業給付を受給する時に必要になる書類です。
一般的には会社を定職する日に手渡しされたり、後日源泉徴収票や離職票などの書類と一緒に郵送される場合もあります。
もし手違いで手元に届かず転職先への提出に間に合わない場合はハローワークでも再発行できますのでご安心ください。
雇用保険被保険者証には有効期限があり、雇用保険の適用から7年以上経つとハローワークから雇用保険番号が削除されます。
例えば結婚･出産･育児などで7年以上働いていない方は、入社する会社に伝えておきましょう。
基礎年金番号通知書
「年金手帳」というものがあるのはご存じかと思います。
2022年4月から制度が変更となり、年金手帳は廃止されました。
2022年4月以降に国民年金・厚生年金に加入した人には「基礎年金番号通知書」という免許証サイズのカードというか紙？が交付されます。
すでに年金手帳を持っている人は逆に「基礎年金番号通知書」は発行されません。
これまで通り年金手帳を使うことになります。
ただし年金手帳を紛失した場合は基礎年金番号通知書で再発行することができます。
基礎年金番号通知書は年金の各種手続きや、再就職に当たって厚生年金加入の手続きをする際に必要になります。
離職票
離職票とは離職したことを証明する公的な書類で正式には「雇用保険被保険者離職票」といいます。
失業手当を受給するための手続きに必要な書類です。
退職日に受け取るのではなく、一般的に退職から10日～14日後に退職した会社から郵送されます。
会社にとって離職票の発行は義務ではないため、発行してもらうためには申請が必要です。
あくまで失業手当を受給するために必要な書類なので転職先が決まっていたり、失業手当を受給しなくて良い方は発行してもらう必要はありません。
事前にすべきことも忘れずに
自分が貰う書類ばかりではなく、もちろん会社のためにしておかなければならないことがありますね。
円満退職に向けて大人としてのマナーを守って会社を後にしましょう。
退職の意思を伝える
退職する時期が決まっているのであれば、会社にその意思を事前に伝えておかなければなりません。
そのタイミングについては会社ごとに就業規則などで定められていることがほとんどです。
特に「1カ月前」と規定されているところが多いと思います。
先に述べたように、退職に当たっては様々な手続き・書類が必要になるので、これくらいの期間は必要ですね。
さらに、業務の引き継ぎなども考慮すべきです。
そうなると、退職希望日の1～3カ月前には意思を伝えるのがベストでしょう。
伝える内容
- 退職する意思表明
- 納得してもらえる退職理由
- 希望する退職日
- 業務引継ぎの状況
業務引き継ぎ
業務の引き継ぎは、あなたが会社に対してできる最後の大仕事です。
これをきちんとできるかどうかによって、次のようなことが決まります。
●同僚たちが仕事を円滑に進められるか
●後味の良い退職にできるか
●スムーズに新しいお仕事を始められるか
後任の人がいる場合は、直接引き継ぎをしましょう。
まだいない場合は資料などを丁寧にまとめて、誰が見ても業務内容を正しく理解できるようにしておきましょう。
取引先への挨拶
営業職の場合は特に、後任者がスムーズに取引先とやり取りできるようにしておくことが重要です。
取引先の担当者への挨拶も必ずしましょう。タイミングの目安は、退職日の2週間前くらいです。
貸与品返却・書類受領
退職日当日は、会社から支給された備品の返却や必要書類の受け取りを行います。
当然、忘れ物のないようにしましょう。
感謝の気持ちを込めて、社内への挨拶も一人一人にできると良いですね。
その場にいる人には直接お話を、その他の人たちにはメールなどで連絡をしましょう。
提出・返却物の例…
・退職願／退職届
・健康保険証（本人／家族分）
・通勤定期券
・社員証（セキュリティーカード／社章等）
・社費で購入した文具／書籍
・書類やデータ
・名刺
・制服
・PC
・社内用携帯などの端末 など
ちなみに退職願と退職届の違いは
●退職願
会社に退職を願い出るための書類
●退職届
会社に退職を通告する書類
退職届は原則として1回出すと撤回できないので、取り扱い注意です。
まとめ
転職活動は、今の自分を一歩前進させる決断とも言えます。
スムーズな退職手続きは、次のステップへ気持ちよく進むための重要なポイント！
事前に確認して、より良いスタートを切れるようにしていきましょう！！
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