メモする女性

スケジュール管理、できない人からできる人へ【広島校えがわ】

 

こんにちは!

 

前回スケジュール管理は大事です!

って話をしました。

前回の記事👇

 

今回は私が今している

スケジュール管理の仕方を

ご紹介します😆

 

“できない”から

“できる”になるための 

参考になれば幸いです٩(ˊᗜˋ*)و

 

仕事を書き出す

まず私がしていることが

書き出すこと

(リスト化ですね✎)

 

メモする女性

 

書き方に決まりはありませんが、

私は手書きでメモ帳に一行ずつ

書いています。

アプリを使ったり、

パソコンやスマホのメモに

書くのもいいですね\( ˆoˆ )/

 

私は新人の頃、書き出すことが

めんどくさかったのと

こんなの覚えられるしと思って

頭の中で考えるだけ☹

 

思い出したものから

手をつけていて、

あれもこれもと

中途半端になっていました💦

 

そうすると抜け落ちてしまったり

何からすればいいのか分からなくなり、

逆に時間がかかるんですよね…

なかなか仕事が終わらなくて

大変でした…😢。

 

書き出すようになってからは

視覚的に仕事が分かるので

何をすべきか分かりやすいし、

何から始めればいいか一目瞭然👀✨

 

また、出来るだけ細かく書くことと

余白をもって書くことが

ポイントです。

 

細かく書くことで

どのぐらいの量の仕事か分かるのと、

仕事をちゃんとしている

実感にもなります(笑)

 

余白を持って書くのは、

その仕事に付随した仕事が

発生した時に繋げることができるから。

流れが分かると

何がどこまで進んでいるのか

視覚的に分かります。

 

そして終わった仕事は

消していく!!!

線を引いて消しているのですが、

達成感にも繋がっています( ⁎ᵕᴗᵕ⁎ )

 

重要度と緊急度

書き出したあとは、その仕事の

重要度緊急度を考えます。

 

新人の頃の私は

どれも重要でどれも緊急に見えて

この優先順位がつけれず苦労しました。

 

そこで!

私の優先順位のつけ方のポイントは

 

  • 自分以外の人が絡んでいるか
  • 期日があるか

 

の2点。

 

新人の頃、他にも色々考えて

結局全部大事じゃん(# ゚Д゚)!!と

なっていたのですが、

シンプルにこの2点で考えられるな、と

最近は思います。

 

自分以外の人が絡んでいて、

期日があるもの。

これを優先して行います。

 

優先順位が同じものが

いくつかある場合は

その中ですぐ終わるのか、

時間がかかるのか、を考え

私は割と簡単なものから

済ませます。

(頭を使わないもの=ただのメールの返信等)

 

私が簡単なものから終わらせるのは

時間がかかるものへ取り掛かるための

エンジン的な役割を持たしているから。

 

逆に重いものは先にしたい!

何分以内に終わらす!!と決めて、

その通りにできる人なら

時間がかかるものからしても

いいかもしれないです。

 

カレンダー共有アプリを使う

スケジュール管理をする上で、

リスト化と他に

カレンダー共有アプリ

使っています。

 

同じ部署の人と共有をしていて、

誰が何をどの時間にしているのか

一目で分かります。

 

例えば聞きたいことがあるときに

○○さんが11時からアポ、

と分かっていると、

その前に聞くのか、

後に聞くのかを決めて

スケジュールを組み立てることが

出来ますよね。

 

先ほど、自分以外の人が絡む仕事を

優先する、と書きましたが、

社内の人の場合は

このカレンダー共有アプリが

大活躍します( ´罒`*)✧

 

自分の仕事の状況も共有できるので

頼まれる仕事も調整できるかも??

 

色々なアプリがあると思うので

ぜひお気に入りを見つけてください!

 

最後に

私なりのスケジュール管理の仕方を

ご紹介しましたが、

みなさんそれぞれの

管理の仕方もあると思います。

 

これもおススメ!

というやり方がありましたら、

ぜひ教えてください(、._. )、

 

スケジュール管理の他にも

色々相談できる個別相談も

随時行っているので

ぜひご連絡くださいね!

 

個別相談はコチラから👇

 

では!!

 

 

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